문서가 길어질수록, 글자 크기보다 소제목의 역할을 정하세요

독자가 찾을 질문으로 구간을 나누세요

문서가 길어졌을 때 글자 크기만 바꾸면 보기에는 구분돼도 내용 구조가 모호할 수 있습니다. 먼저 독자가 어떤 질문의 답을 찾으러 오는지 생각해 보세요. 사용 대상, 신청 방법, 제출 서류, 예외 상황처럼 서로 다른 질문은 소제목으로 나눌 수 있습니다. 소제목만 읽어도 문서에서 어디를 찾아야 할지 짐작되는 표현이 좋습니다.

예를 들어 기타 사항이라는 제목 아래 비용, 일정, 문의 방법이 모두 들어 있다면 질문별로 구분해 보세요. 반대로 한두 문장마다 제목을 넣으면 읽는 흐름이 자주 끊깁니다. 각 구간에 하나의 중심 내용이 있는지 확인하고 비슷한 내용은 합칩니다. 제목을 늘리기보다 전체 내용의 관계를 드러내는 것이 목적입니다.

제목 단계와 모양을 구분하세요

많은 문서 도구는 제목 단계를 지정하는 기능을 제공합니다. 큰 글자나 굵은 글씨를 적용하는 것과 문서 구조상 제목으로 지정하는 것은 다를 수 있습니다. 목차나 탐색 기능을 사용하려면 해당 도구에서 제목 구조를 어떻게 인식하는지 확인하세요. 최상위 구간 아래 세부 내용이 이어지도록 단계의 관계를 일관되게 정합니다.

제목의 모양은 내용 구조를 정한 뒤 맞추는 편이 좋습니다. 강조하고 싶다는 이유만으로 하위 구간을 최상위 제목으로 바꾸면 목차가 어색해질 수 있습니다. 번호를 수동으로 입력한다면 구간 이동 후 번호가 맞는지도 확인하세요. 자동 번호를 쓰더라도 제목 단계를 바꾸면 결과가 달라질 수 있으므로 실제 문서를 보며 점검합니다.

목차가 실제 읽기 경로가 되는지 보세요

목차를 만들었다면 항목을 눌러 올바른 위치로 이동하는지 확인합니다. 내용이 추가되거나 제목이 바뀐 뒤에는 목차가 함께 갱신됐는지 살펴보세요. 자동으로 반영되는 범위는 도구와 설정에 따라 다를 수 있습니다. 문서를 PDF 등 다른 형식으로 전달한다면 변환된 결과에서도 링크와 쪽번호가 맞는지 별도로 확인해야 합니다.

마지막으로 문서의 일부만 열어도 맥락이 이해되는지 검토합니다. 이 절차나 위 내용 같은 표현이 너무 많으면 목차에서 바로 이동한 사람이 대상을 알기 어렵습니다. 필요한 곳에 절차 이름과 관련 구간을 명시하세요. 소제목은 내용을 장식하는 문구에 그치지 않고, 독자가 원하는 답으로 이동하는 안내 역할을 해야 합니다.